На первый взгляд работа с современными офисными документами — одно удовольствие: все документы и переписка находятся в электронном виде, хранятся в облаке или специальном архиве и могут быть доступны всегда и везде. Больше нет необходимости в огромных шкафах, толстых журналах исходящей и входящей документации, затратах на бумагу и создание копий.
Электронный документооборот решил многие офисные проблемы, но как это часто бывает — породил новые. Сумашедший ритм современного офиса, виртуальная гора корреспонденции и несколько сотен адресатов, подчас создают даже больший хаос, чем банальные бумажные документы 20 лет назад. И если отправляя письмо по-старинке, то есть по почте, мы всегда можем заказать уведомление о получении, то электронная переписка такой возможности не дает очень часто абсолютно неизвестно, прочитаны ли отосланные письма или получатель просто не заметил их.
Идея сервиса с одной стороны проста, с другой стороны еще никто полноценно не реализовал подобную идею на сайте. Благодаря подобной уникальности сайт нашел свою аудиторию лояльных пользователей. Но какова бы уникальная идея не была у вашего сайта, на первоначальном этапе всем сайта нужно SEO и SMM продвижение. Если вашем сайту нужно привлечь аудиторию в Казахстане, тогда вам можно обратиться к SeoProfy Казахстан. SeoProfy проверенная студия, у которой за плечами много успешных проектов.
Однако с помощью специального веб-сервиса DocSend, можно решить эти и некоторые другие проблемы электронного документооборота. Основная задача, для которой создавался этот веб-архив — наблюдение за передаваемым документом, уведомление о получении и сбор статистики по количеству просмотров и загрузок файла с документом.
Оговоримся сразу: DocSend работает только с файлами в формате PDF. То есть для взаимодействия с сервисом необходимо перевести все текстовые файлы в этот формат, что в принципе не сложно, ну а все видео и аудио файлы — просто остаются «за бортом».
Сервис легко интегрируется с разными облачными архивами, такими как Dropbox, Google Drive, One Drive и прочими. Касательно файловых хранилищ, я рекомендовал бы вам прочитать статью про историю Dropbox. Любое из этих хранилищ легко может стать источником для загрузки файла с документом в DocSend, ведь для этого в инструментах предусмотрены все соответствующие опции. Если вы часто пользуетесь сервисом Google Docs для редактирования своих текстов, тогда вам будет интересно прочитать статью — редактирование текстов в Google Docs в офлайн режиме.
Итак, для начала работы необходимо загрузить выбранный документ или группу документов в DocSend. После этого на него будет дана ссылка — для каждого отдельного файла будет создан собственный url-адрес. В дальнейшем, при помощи этой ссылки алгоритмы сервиса будут собирать информацию о просмотрах и количествах скачиваний документа. Если документов и файлов несколько, но они посвящены одной теме, удобнее создать групповую ссылку сразу на все PDF-файлы. В целом, сервис предлагает всего три вида ссылок: стандартная — для одного документа, групповая — для нескольких сразу и специальная ссылка с возможностью сбора информации.
Создатели сервиса учитывают проблемы доступа и защиты информации, поэтому инструментарий DocSend позволяет без проблем устанавливать пароли, задавать срок доступа к документу, а так же указывать характер работы с файлом. Сюда входят: только просмотр и просмотр с возможностью выгрузки файла. Таким образом, каждый получателей может иметь свой, определенный отправителем, тип доступа. При этом любые ограничения и специальные характеристики доступа владелец всегда может изменить.
Когда документ будет загружен и к нему будут назначены ссылки, при помощи опции «Prewiew» можно просмотреть конечный вид документа, точнее его текстовую часть. Эта опция дает возможность увидеть результат таким, каким он будет показан адресатам. После этого сервис начинает подсчет количества просмотров и обращений.
Если в процессе работы требуется отредактировать или немного подкорректировать данные, DocSend с легкостью позволяет сделать это, без изменения первоначальной ссылки.
Вся статистика, то есть количество обращений, скачиваний, и просмотров документа указаны во вкладке «Viewed». При этом, если просмотрены лишь несколько документов из группы — это будет отражено, а их названия обязательно будут записаны. Если получатель захотел скачать файл, то из соображений безопасности, сервис запросит у него адрес электронной почты.
Помимо этих полезных функций, DocSend предлагает возможность обратной связи. Как это происходит? Предположим тот кому были адресованы документы ознакомился с ними и у него возникло несколько вопросов или предложений к автору. Свои идеи, вопросы и предложения он может ввести в специальную форму и DocSend перешлет их куратору документа. При этом автор получит не только вопросы и другие пожелания, но и название файла и номера страниц, на которых у получателя возникли эти мысли, вопросы или предложения.
Статистические данные о количестве просмотров и скачиваний документа – наиболее востребованная часть услуг сервиса. По каждому загруженному документу и файлу есть возможность сбора статистики и представления полученных данных в виде диаграмм, графиков или таблиц. Каждое обращение по ссылке обязательно фиксируется, при этом автор всегда может просмотреть не только дату и время обращения, но и данные о том, с какого именно устройства был открыт и прочитан исходный документ.
Все эти возможности делают DocSend наиболее удобным сервисом не только для отслеживания документооборота в отдельно взятом офисе, но и для работы с потенциальными клиентами и партнерами. Действительно — такой веб-инструмент идеален для рассылки разных коммерческих предложений. Чем еще полезен этот сервис, что на нем мало рекламы и для использования DocSend не нужно использовать программы блокировщики рекламы.
DocSend – достаточно молодой сервис, но он уверенно завоевывает свою нишу среди подобных. Остается только надеяться, что разработчики в будущем добавят в него некоторые полезные опции, например возможность интеграции с офисной системой, что даст дополнительные решения для создания API и работы с CMS модулями.
Видео.
Продолжая поднятую тему, предлагаю ознакомиться как осуществляется документооборот с помощью программы 1С.
