Каждый пользователь почтового сервиса Gmail может рассчитывать на достаточно большой объем памяти для хранения сообщений и ведения переписки. Но как это часто бывает на поверку 25 Гб оказывается не так уж много. А хранить важные письма, вложения и файлы в этом почтовом сервисе очень удобно и что не менее важно – безопасно. И если свободный объем таки подходит к концу, есть несколько приемов позволяющих получить дополнительные мегабайты или навести порядок в уже существующем архиве:
Если вы хотите эффективно пользоваться почтой, тогда рекомендую статьи: как найти отправителя письма, и статью про скрытые возможности электронной почты.
- изменить формат электронных писем. Изменение формата во многих случаях влечет увеличение свободного пространства, ведь выбор менее объемного варианта позволяет значительно сэкономить место. В настройках почтового сервиса предлагаются сразу два формата для писем: HTML и стандартный текст. Сообщение или письмо написанное стандартным текстом занимает меньше объема чем HTML и хотя на первый взгляд экономия на одном письме незначительная, за несколько лет использования этот подход даст хороший результат и гораздо больше свободного места.
- просто навести порядок, убрать объемные вложения. Многие хранящиеся в архиве почтовые сообщения занимают достаточно большой объем из-за вложенных файлов. Файлы с музыкой и видеороликами требуют много места и после копирования на жесткий диск или другой носитель их без сомнений можно убрать из почтового архива. Если е-мейл существует не один год и найти все сообщения с вложениями довольно сложно, есть решение с помощью которого можно выбрать такие файлы всего за пару минут. Для выборки достаточно ввести в поисковую строку такие значения : filename:mov — для поиска всех видеороликов или filename:mp3 — для поиска всех музыкальных файлов. Когда эти файлы будут найдены и отображены в результатах их можно просмотреть, сохранить в другой архив или на диск, а затем удалить все ненужное.
Иногда большой объем занимают вложенные файлы других типов и в этом случае выборку можно осуществить при помощи команды «с приложением». Она тоже вводиться в поисковой строке и задает выборку любых писем с вложениями.
- скопировать всю переписку на жесткий диск или другой носитель. Для этого есть отличное приложение Gmvault, с помощью которого можно очень просто перенести все письма на компьютер, а затем скопировать в облачный архив или другое хранилище, а при необходимости точно так же, за пару кликов, всю сохраненную переписку можно вернуть обратно, в свой Gmail-аккаунт. При этом разобраться в опциях и командах Gmvault, не сложно — все ясно практически интуитивно. Если вы по почте получаете важные данные, например по которым вы делаете расчет зарплаты 1С — вы просто обязаны делать бекапы всех своих писем. По возможности, делайте бекапы сами, не надейтесь лишний раз на айтишников.
- избавиться от ненужных и старых писем. Для того что бы удалить переписку за прошедший год достаточно ввести в поисковую строку указание «older_than:1y». При необходимости в этой команде можно увеличить период времени и вместо одного года указать 2 или более. В таком случае команда будет иметь вид «older_than:2y» Если же требуется убрать все сообщения от определенного пользователя, рекламу и рассылки то для этого так же предусмотрена подобная опция.
- убрать большие сообщения. Для того что бы отыскать и удалить все объемные письма достаточно в поисковой строке ввести команду «larger: 3m». Здесь так же как и в предыдущем случае ее можно отредактировать под свои требования, то есть если нужно удалить все письма большего объема, например до 7 Мб, то команда будет иметь вид «larger: 7m».
Все описанные здесь способы дают отличный результат по экономии объема почтового ящика благодаря очистке от устаревшей информации и более четкому подходу к системе хранения и распределения информации и вложенных файлов. А для того что бы в почтовом ящике и впредь было свободное место, следует своевременно удалять все лишние файлы или ненужные письма.
Видео.
В продолжение темы, предлагаю посмотреть интересное видео про эффективную работу с Gmail.
